La existencia en el mercado nacional de las telecomunicaciones
de varios operadores provoca, en un ejercicio de sana competencia,
la existencia de ofertas diferentes para un mismo servicio.
La necesidad de algunos, de captar nuevos usuarios y de otros,
de mantener su cuota de mercado permite al usuario disponer
de un abanico de opciones diferentes. Pero para optar por la
mejor se precisan conocimientos de los que, a veces no se dispone
en el seno de la organización.
Los operadores en general y el que viene prestando sus servicios
en particular conocen “al detalle” los servicios
que está utilizando el Cliente, de qué forma
los utiliza, cuando, a qué coste y con que frecuencia.
Cuando se sienta a renegociar el acuerdo además de estos
datos dispone de análisis y estudios de tendencias no
solo de ese Cliente sino también del mercado en general.
Es decir la información que maneja en el momento de
la negociación es muy superior a la que dispone el Cliente
y por tanto la posición de este es muy débil
en el momento de las argumentaciones.
EMPROSOFT está en disposición de dar al Cliente,
no solo toda la información referida a su estructura
de gasto sino también a las tendencias del mercado y
de los operadores en cuanto a su política de precios
coyuntural.
El ciclo de trabajo habitual para este Servicio consiste en:
 Auditoria
de los recursos del Cliente
Es imprescindible conocer con exactitud todos los elementos
que componen la infraestructura en materia de telefonía
del Cliente:
 El
número de líneas contratadas.
• Su coste
• La capacidad de las mismas.
•
Su utilización.
• El consumo que cada una de ellas genera.
Las centralitas telefónicas de que se dispone.
•
El régimen en el que están (propiedad o de
alquiler).
•
Su antigüedad.
•
Características de los terminales telefónicos.
•
Para la telefonía móvil: número y características
de los teléfonos.
Se trata de estudiar toda la información, relacionada
con el gasto en Telecomunicaciones, y recopilada en coordinación
con el cliente. Este estudio se realiza, fundamentalmente, con
la información suministrada por las facturas digitales
de los operadores y, si es necesario, con visitas personales
a los diferentes edificios que cuentan con recursos de telecomunicaciones
para constatar la existencia de los conceptos facturados.
Entre otros, la elaboración de este inventario tiene
como finalidad realizar un expurgo de los recursos obsoletos,
infrautilizados o inutilizados. De este modo se realiza un saneamiento
de las plataformas instaladas.
El servicio de auditoria de Emprosoft consta de:
• Inventario a partir de las facturas de los operadores.
• Expurgo de las líneas “durmientes” y de
los servicios obsoletos y en desuso que se siguen abonando
al operador.
• Desplazamiento a las instalaciones del cliente para verificar
la infraestructura actual y reunión con los responsables
de cada centro para conocer las necesidades actuales y de futuro.
• Elaboración de un informe sobre tráfico.
• Informe sobre estructura actual.
Definición de necesidades
Una vez inventariada esta información, es preciso analizarla
y elaborar un proyecto, teniendo en cuenta las nuevas tecnologías
existentes y las necesidades futuras, que recoja el diseño
de toda la futura red de telefonía del Cliente.
Este aspecto tiene una crucial importancia cara a la elaboración
de los Pliegos de Prescripciones Técnicas, que deban cumplir
los Operadores que quieran suministrar estos servicios al Cliente.
Estudios
de tráfico
Para analizar la realidad inmediatamente anterior a la negociación
con los Operadores se debe llevar a cabo un estudio de todos
los tráficos existentes el la Red del Cliente:
• Volumen de tráfico por líneas
• Volumen de tráfico por rutas
• Tráficos entrantes
• Tráficos salientes
• Tráficos interiores
• Destinos de las llamadas salientes: Metropolitanos, provinciales,
nacionales, internacionales, a móviles, etc.
Tras este análisis de volúmenes que nos indica
las capacidades a contratar, se procede a estudiar los costes
actuales, los precios que los Operadores están aplicando
y, las posibilidades de ahorro de equipos, líneas y servicios.
Reuniones con los precandidatos
Si el Cliente considera adecuado, se puede convocar un concurso
público o, conocer la opinión sobre el mismo
de algún/os operador/es en particular.
Redacción
de pliegos
Una vez analizada la información contenida en las fases
anteriormente descritas, se procede a la redacción del
Pliego de Condiciones Técnicas, para ello se precisa de
la colaboración de responsables del Cliente en las siguientes áreas:
• Reuniones con los responsables de telecomunicaciones y de
informática para elaborar un catálogo de demandas
de futuras prestaciones.
• Reuniones con responsables del área económico-financiera
para tratar la necesidad de incluir inversiones necesarias como
aportación de los licitantes al Concurso y el establecimiento
de los Lotes que lo compondrán.
• Reuniones con el área jurídica para revisar condiciones
administrativas, catálogo de penalizaciones, duración
del contrato de adjudicación así como el sistema
para proceder al mismo.
• Elaboración del Pliego.
• En el Pliego se redactan los documentos que se deben incluir
en los sobres que se presentan:
• Oferta Económica: Cuadros de lectura pública
• Proyecto Técnico: Requisitos / compromisos mínimos
y mejoras a introducir.
Resolución
del concurso
Se procede a la valoración técnico económica
del Concurso, asignando pesos relativos a cada uno de los apartados
que se propongan.
Asimismo se establece una relación de pesos entre la
valoración económica y la técnica y se elabora
una fórmula para la obtención de una tabla de valoración
de los licitadores. Con todo ello se entrega al cliente:
• Valoración de la Oferta Económica
• Valoración Técnica
• D.A.F.O
• Los criterios de valoración
Atendiendo a estos criterios se obtiene una puntuación
de los licitantes y se redactan recomendaciones de adjudicación.
Estas recomendaciones no son vinculantes y el Cliente dispone
de la última palabra en la adjudicación.
• Opcionalmente, se puede contratar el seguimiento del cumplimiento
del contrato, producto del concurso.
• Renegociación en caso de cambio de condiciones del
mercado
Otro aspecto a tener en cuenta son las mejoras tecnológicas
que puedan implementarse como resultado de la negociación.
Hay que hacer hincapié en la imposibilidad material que
tienen la mayoría de los clientes potenciales, en manejar
todos los conceptos implicados en una negociación de este
tipo, por falta de tiempo, especialización y por dedicarse
a otras actividades, es decir, no ser esta materia el centro
de su actividad.
Servicios adicionales
Adicionalmente, Emprosoft ofrece servicios para la gestión
del gasto en telecomunicaciones según las necesidades
de cada cliente, garantizando la permanente optimización
de los mismos.
Entre estos servicios podemos enumerar la gestión de:
• Inventario, líneas y Servicios: alta, baja, variaciones
• Facturas de los operadores
• Contratos con proveedores, control y seguimiento del uso.
• Rendimiento de los servicios instalados
• Evaluación de nuevos servicios
• Detección de líneas sin consumo
• Servicios innecesarios
• Llamadas excepcionales
• Desbordamientos (Fijos, Móviles)
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